EQS-HV: Österreichische Post AG: Einberufung zur Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3 AktG

EQS-News: Österreichische Post AG / Bekanntmachung der Einberufung zur
Hauptversammlung
Österreichische Post AG: Einberufung zur Hauptversammlung gemäß § 107 Abs.
3 AktG

24.03.2022 / 12:07
Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung, übermittelt durch EQS
– ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber
verantwortlich.

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Österreichische Post Aktiengesellschaft
Wien, FN 180219 d
ISIN AT0000APOST4
(\“Gesellschaft\“)

Einberufung der

am Donnerstag, den 21. April 2022, um 10:00 Uhr (MESZ)

in 1030 Wien

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

I. ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG

1. Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und
Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)

Der Vorstand hat zum Schutz der Aktionär*innen und der sonstigen
Teilnehmer*innen beschlossen, von der gesetzlichen Regelung einer
virtuellen Hauptversammlung Gebrauch zu machen.

Die Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft am 21.
April 2022 wird auf Grundlage von § 1 Abs 2 COVID-19-GesG (BGBl. I Nr.
16/2020 idF BGBl. I Nr. 246/2021) und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr.
140/2020 idF BGBl. II Nr. 609/2021) unter Berücksichtigung der Interessen
sowohl der Gesellschaft als auch der Teilnehmer*innen als \“virtuelle
Hauptversammlung\“ durchgeführt.

Dies bedeutet, dass nach dem Beschluss des Vorstands bei der
Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft am 21. April
2022 Aktionär*innen und ihre Vertreter*innen (mit Ausnahme der besonderen
Stimmrechtsvertreter*innen gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV) nicht physisch
anwesend sein können.

Die virtuelle Hauptversammlung findet ausschließlich unter physischer
Anwesenheit der Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Vorsitzenden des
Vorstands sowie der weiteren Mitglieder des Vorstands, des beurkundenden
öffentlichen Notars und der vier von der Gesellschaft vorgeschlagenen
besonderen Stimmrechtsvertreter*innen in 1030 Wien statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle
Hauptversammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im
Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der
Aktionär*innen.

Die Stimmrechtsausübung, das Recht Beschlussanträge zu stellen und das
Recht Widerspruch zu erheben erfolgen ausschließlich durch eine*n der von
der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter*in gemäß
§ 3 Abs 4 COVID-19-GesV.

Das Auskunftsrecht kann in der virtuellen Hauptversammlung von den
Aktionär*innen selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt
werden, und zwar durch Übermittlung von Fragen in Textform ausschließlich
per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse fragen.post@hauptversammlung.at
der Gesellschaft, sofern die Aktionär*innen rechtzeitig eine
Depotbestätigung im Sinne von § 10a AktG gemäß Punkt IV. übermittelt und
einen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt VI. bevollmächtigt
haben.

2. Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV iVm § 102
Abs 4 AktG vollständig akustisch und optisch in Echtzeit im Internet
übertragen.

Dies ist datenschutzrechtlich zulässig im Hinblick auf die gesetzliche
Grundlage von § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV.

Alle Aktionär*innen der Gesellschaft können an der Hauptversammlung am 21.
April 2022 ab 10:00 Uhr, MESZ, unter Verwendung von geeigneten
technischen Hilfsmitteln (z.B. einen Computer, Laptop, Tablet oder
Smartphone sowie einen Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite für
das Streaming von Videos) unter post.at/ir als virtuelle Hauptversammlung
teilnehmen. Eine Anmeldung oder ein Login sind zur Verfolgung der
Hauptversammlung nicht erforderlich.

Durch die Übertragung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft im
Internet haben alle Aktionär*innen die Möglichkeit, durch diese akustische
und optische Einwegverbindung in Echtzeit den Verlauf der Hauptversammlung
und insbesondere die Präsentation des Vorstands, die Beantwortung der
Fragen der Aktionär*innen und das Abstimmungsverfahren zu verfolgen.

Es wird darauf hingewiesen, dass diese Live-Übertragung als virtuelle
Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und keine
Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die
Übertragung im Internet keine Zweiweg-Verbindung ist. Der*die einzelne
Aktionär*in kann daher nur dem Verlauf der Hauptversammlung folgen.
Aktionär*innen können daher über diese Verbindung keine Wortmeldung
abgeben.

Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz von
technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als
diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind (§ 2 Abs 6 COVID-19-GesV).

Im Übrigen wird auf die Information über die organisatorischen und
technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs
4 COVID-19-GesV (\“Teilnahmeinformation\“) hingewiesen.

II. TAGESORDNUNG

1. Vorlage des Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate
Governance-Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des
Vorschlags für die Gewinnverwendung, des nichtfinanziellen Berichts und
des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts über das Geschäftsjahr 2021

2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für
das Geschäftsjahr 2021

4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats
für das Geschäftsjahr 2021

5. Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats

6. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das
Geschäftsjahr 2022

7. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht

8. Wahlen in den Aufsichtsrat

9. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands

a) zum Erwerb eigener Aktien gemäß § 65 Abs 1 Z 4 und Z 8 sowie Abs 1a und
Abs 1b AktG sowohl über die Börse als auch außerbörslich im Ausmaß von bis
zu 10 % des Grundkapitals, auch unter Ausschluss des quotenmäßigen
Veräußerungsrechts, das mit einem solchen Erwerb einhergehen kann
(umgekehrter Bezugsrechtsausschluss),

b) gemäß § 65 Abs 1b AktG für die Veräußerung bzw Verwendung eigener
Aktien eine andere Art der Veräußerung als über die Börse oder durch ein
öffentliches Angebot unter sinngemäßer Anwendung der Regelungen über den
Bezugsrechtsausschluss der Aktionäre zu beschließen,

c) das Grundkapital durch Einziehung dieser eigenen Aktien ohne weiteren
Hauptversammlungsbeschluss herabzusetzen.

10. Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 2
\“Unternehmensziele, Gegenstand des Unternehmens\“ sowie die Änderung
der Satzung in § 18 \“Hauptversammlung – Teilnahme\“ durch Ergänzung um
einen neuen Absatz 4 (Fernteilnahme) und Änderung der Satzung in § 20
\“Hauptversammlung – Stimmrecht, Beschlüsse\“ um die neuen Absätze 5 bis
8

III. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF
DER INTERNETSEITE

Insbesondere die folgenden Unterlagen sind gemäß § 108 Abs 3 und 4 AktG
spätestens ab 31. März 2022 auf der im Firmenbuch eingetragenen
Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir zugänglich:

– Einberufung

– Teilnahmeinformation virtuelle Hauptversammlung: Information über die
organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß
§ 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV

– Beschlussvorschläge

– Formulare

– Vollmacht und Weisung besondere Stimmrechtsvertreter*innen

– Widerruf Vollmacht

– Frageformular

– Vorlage (Konzern-) Jahresabschluss

– Konzernabschluss mit -Lagebericht 2021

– Jahresabschluss mit -Lagebericht 2021

– Geschäftsbericht 2021

– Jahresfinanzbericht 2021

– Corporate Governance-Bericht 2021

– Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

– Nichtfinanzieller Bericht 2021

– Unterlagen zu Beschlusspunkten der Tagesordnung

– TOP 2 Gewinnverwendung

– TOP 7 Vergütungsbericht 2021

– TOP 8 Lebenslauf und Erklärung Kölliker

– TOP 8 Lebenslauf und Erklärung Stagl

– TOP 8 Lebenslauf und Erklärung Wahl

– TOP 9 Erwerb eigener Aktien – Bericht des Vorstands

– TOP 10 Satzungsgegenüberstellung

– Briefwahl

– Stimmzettel

– Widerruf der abgegebenen Stimme

– Hinweise zur Briefwahl

– Fragen und Antworten zur Briefwahl

IV. NACHWEISSTICHTAG UND VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER
HAUPTVERSAMMLUNG

Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur
Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionär*innenrechte, die im
Rahmen dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG
und der COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem
Anteilsbesitz am Ende des 11. April 2022
(24:00 Uhr, MESZ) (Nachweisstichtag).

Zur Teilnahme an und zur Ausübung ihrer Aktionär*innenrechte in dieser
virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der
COVID-19-GesV ist nur berechtigt, wer an diesem Nachweisstichtag
Aktionär*in ist und dies der Gesellschaft nachweist.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft
spätestens am 15. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ) ausschließlich auf einem
der folgenden Kommunikationswege und an folgende Adressen zugehen muss:

(i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung
gemäß § 18 Abs 2 genügen lässt

Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500 – 75
Per E-Mail anmeldung.post@hauptversammlung.at
(Depotbestätigungen bitte im Format PDF)

(ii) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform

Per Post oder Boten Österreichische Post Aktiengesellschaft
c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
8242 St. Lorenzen/Wechsel, Köppel 60
Per SWIFT GIBAATWGGMS
(Message Type MT598 oder MT599,
unbedingt ISIN AT0000APOST4
im Text angeben)

Ohne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann
die Bestellung eines*r besonderen Stimmrechtsvertreter*in und die Ausübung
des Auskunftsrechts der Aktionär*innen nicht wirksam erfolgen.

Die Aktionär*innen werden gebeten, sich an ihr depotführendes
Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer
Depotbestätigung zu veranlassen.

Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der
Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Depotbestätigung gemäß § 10a AktG

Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in
einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem
Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu
enthalten (§ 10a Abs 2 AktG):

– Angaben über den*die Aussteller*in: Name/Firma und Anschrift oder eines
im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code),

– Angaben über den*die Aktionär*in: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum
bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei
juristischen Personen,

– Depotnummer, Wertpapierkontonummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,

– Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des*der Aktionär*in, ISIN
AT0000APOST4 (international gebräuchliche Wertpapierkennnummer),

– Zeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der
Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages 11. April
2022 (24:00 Uhr, MESZ) beziehen.

Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder englischer Sprache
entgegengenommen.

V. ABSTIMMUNG PER BRIEF

Jede*r Aktionär*in ist berechtigt an der kommenden Hauptversammlung im
Wege der Abstimmung per Brief gemäß § 19 der Satzung und § 127 AktG
teilzunehmen.

Die Stimmabgabe hat schriftlich unter Verwendung des von der Gesellschaft
zur Verfügung gestellten Formulars (Stimmzettel) zu erfolgen. Die
Unterlagen zur Briefwahl (Formular Stimmzettel, Formular Widerruf,
Hinweisblatt, Rückkuvert) werden auf Verlangen zugesandt. Bitte fordern
Sie diese bei der Abteilung Investor Relations +43 (0) 57767 – 30400 zu
folgenden Zeiten an: Montag – Donnerstag 9 Uhr – 16 Uhr und Freitag 9 Uhr
– 13 Uhr. Die Texte der Formulare und das Hinweisblatt sind spätestens am
31. März 2022 auf der Internetseite unter [1]post.at/ir unter dem
Menüpunkt \“Hauptversammlung\“ abrufbar.

Der*Die Aktionär*in hat auf dem Formular (Stimmzettel) in jedem Fall
folgende Angaben zu machen: Angabe des Namens (Firma) und des Wohnorts
(Sitz) des*der Aktionär*in, Anzahl der Aktien. Die Stimmabgabe bedarf zu
ihrer Gültigkeit der Unterfertigung durch den*die Aktionär*in.

Das ausgefüllte und mit Originalunterschrift versehene Formular
(Stimmzettel) muss spätestens am 15. April 2022 bei Notar Dr. Rupert Brix
an dessen Postfach 29, 8230 Hartberg, als Zustellbevollmächtigten der
Österreichische Post Aktiengesellschaft für Zwecke der Briefwahl zugehen.

Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass Voraussetzung für die
Abstimmung per Brief der Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag
(11. April 2022) ist und, dass der Gesellschaft eine Depotbestätigung
gemäß § 10a AktG spätestens am 15. April 2022 unter einer der oben
genannten Adressen zugeht. Aktionär*innen, die im Wege der Abstimmung per
Brief an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen daher für die
rechtzeitige Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung gemäß §
10a AktG im Sinne der obigen Ausführungen Sorge tragen.

Die Aktionär*innen werden darauf hingewiesen, dass abgegebene Stimmen per
Briefwahl nichtig sind, wenn der Beschluss in der Hauptversammlung mit
einem anderen Inhalt gefasst wird als im Formular (Stimmzettel)
vorgesehen.

Die Gesellschaft wird erforderlichenfalls auf der Internetseite der
Gesellschaft unter [2]post.at/ir unter dem Menüpunkt
\“Hauptversammlung\“ ein neues Formular (Stimmzettel) zur Verfügung
stellen, sollten bis spätestens 31. März 2022 zulässige Anträge von
Aktionär*innen zur Ergänzung der Tagesordnung im Sinne von § 109 AktG
und/oder bis spätestens 11. April 2022 zulässige Beschlussvorschläge von
Aktionär*innen zu den Tagesordnungspunkten im Sinne von § 110 AktG
einlangen.

Im Falle einer bereits erfolgten Stimmabgabe per Brief kann unter
Verwendung des von der Gesellschaft zu diesem Zweck auf ihrer
Internetseite zur Verfügung gestellten Formulars (Widerruf) diese
Stimmabgabe widerrufen werden. Für die Rechtswirksamkeit des Widerrufs
genügt es, wenn der Widerruf Notar Dr. Rupert Brix per Telefax unter +43
(0) 1 512 46 11 – 28 spätestens am 20. April 2022, vor Tagesablauf,
zugeht.

Ein*e Aktionär*in, der*die an der Abstimmung per Brief teilgenommen hat,
kann auf dem Stimmzettel gleichzeitig vorsorglich Widerspruch gegen einen
in der Hauptversammlung zu fassenden Beschluss erklären.

Erteilt ein*e Aktionär*in einem*r besonderen Stimmrechtsvertreter*in
gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung
Punkt VI. Vollmacht und hat diese*r Aktionär*in seine*ihre Stimme bereits
im Wege der Abstimmung per Brief abgegeben, kann der*die besondere
Stimmrechtsvertreter*in das Stimmrecht und das Recht Widerspruch zu
erheben nur dann in der Hauptversammlung ausüben, wenn der*die Aktionär*in
rechtzeitig, d.h. spätestens am 20. April 2022, wie oben näher
beschrieben, seine Stimmabgabe widerrufen hat. Andernfalls kann der*die
besondere Stimmrechtsvertreter*in gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV in der
virtuellen Hauptversammlung ausschließlich Beschlussanträge stellen.

Ausdrücklich wird jedoch darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht
gemäß § 118 AktG während der Hauptversammlung von den Aktionär*innen auch
dann selbst durch Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die
Gesellschaft ausüben kann, wenn der*die Aktionär*in ihre*seine Stimme
bereits im Wege der Abstimmung per Brief abgegeben hat.

VI. BEVOLLMÄCHTIGUNG EINES*R BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETER*IN UND DAS
DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN

Jede*r Aktionär*in, der*die zur Teilnahme an der virtuellen
Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV
berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in dieser
Einberufung Punkt IV. nachgewiesen hat, hat das Recht eine*n besondere*n
Stimmrechtsvertreter*in zu bevollmächtigen.

Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung
eines Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der
Österreichische Post Aktiengesellschaft am 21. April 2022 können gemäß § 3
Abs 4 COVID-19-GesV nur durch eine*n der besonderen
Stimmrechtsvertreter*innen erfolgen.

Als besondere Stimmrechtsvertreter*innen werden die folgenden Personen,
die geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen:

(i) Rechtsanwältin Dr. Marie-Agnes Arlt, LL.M.
c/o a2o.legal – Kooperation selbständiger Rechtsanwälte
1010 Wien, Ebendorferstraße 6/10
arlt.post@hauptversammlung.at

(ii) Dr. Michael Knap,
c/o IVA Interessenverband für Anleger
1130 Wien, Feldmühlgasse 22
knap.post@hauptversammlung.at

(iii) Rechtsanwalt Mag. Ewald Oberhammer, LL.M.
c/o Oberhammer Rechtsanwälte GmbH
1010 Wien, Karlsplatz 3/1
oberhammer.post@hauptversammlung.at

(iv) Rechtsanwalt Dr. Wolfgang Renner, LL.M.
c/o Renner Wildner Bauer Rechtsanwälte
1010 Wien, Gonzagagasse 11
renner.post@hauptversammlung.at

Jede*r Aktionär*in kann eine der vier oben genannten Personen als
besondere*n Stimmrechtsvertreter*in auswählen und dieser Person eine
Vollmacht erteilen.

Die Erteilung einer Vollmacht an eine andere Person ist gemäß § 3 Abs 4
COVID-19-GesV nicht zulässig.

Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter*innen
ist spätestens am 31. März 2022 auf der Internetseite der Gesellschaft
unter post.at/ir ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar. Es wird gebeten
ausdrücklich dieses Vollmachtsformular zu verwenden.

Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen
Übermittlungsmöglichkeiten und Fristen sind die in der
Teilnahmeinformation enthaltenen Regelungen zu beachten.

Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist
ausdrücklich ausgeschlossen.

VII. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄR*INNEN GEM §§ 109, 110, 118 UND
119 AKTG

1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionär*innen nach § 109 AktG

Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und
die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber*innen dieser
Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die
Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden,
wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten*Botin spätestens
am 31. März 2022 (24:00 Uhr, MESZ) der Gesellschaft ausschließlich an die
Adresse Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations,
1030 Wien, Rochusplatz 1, oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter
elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse investor@post.at oder per
SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS zugeht. \“Schriftlich\“ bedeutet
eigenhändige Unterfertigung oder firmenmäßige Zeichnung durch jede*n
Antragsteller*in oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer
Signatur oder bei Übermittlung per SWIFT mit Message Type MT598 oder Type
MT599, wobei unbedingt ISIN AT0000APOST4 im Text anzugeben ist.

Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt
Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag,
nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache
abgefasst sein. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird,
dass die antragstellenden Aktionär*innen seit mindestens drei Monaten vor
Antragstellung Inhaber*innen der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der
Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Bei
mehreren Aktionär*innen, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz
in Höhe von 5 % des Grundkapitals erreichen, müssen sich die
Depotbestätigungen für alle Aktionär*innen auf denselben Zeitpunkt (Tag,
Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die
Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung
(Punkt IV.) verwiesen.

2. Beschlussvorschläge von Aktionär*innen zur Tagesordnung nach § 110 AktG

Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen,
können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur
Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese
Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionär*innen, der
anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des
Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen
Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses
Verlangen in Textform spätestens am 11. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ) der
Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0) 1 400220906 oder
Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030
Wien, Rochusplatz 1, oder per E-Mail an investor@post.at, wobei das
Verlangen in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG, beispielsweise als
PDF, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die
Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die
Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe
in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des*der
Erklärende*n genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der
Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der
Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in
deutscher Sprache abgefasst sein.

Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die
Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87
Abs 2 AktG.

Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung
gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht
älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren
Aktionär*innen, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe
von 1 % des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen
für alle Aktionär*innen auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.

Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf
die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV.) verwiesen.

3. Angaben gemäß § 110 Abs 2 Satz 2 iVm § 86 Abs 7 und 9 AktG

Zum Tagesordnungspunkt 8 \“Wahlen in den Aufsichtsrat\“ und der
allfälligen Erstattung eines entsprechenden Wahlvorschlags durch
Aktionär*innen gemäß § 110 AktG macht die Gesellschaft folgende Angaben:

Auf die Österreichische Post Aktiengesellschaft ist § 86 Abs 7 AktG
anwendbar.

Der Aufsichtsrat der Österreichische Post Aktiengesellschaft besteht nach
der letzten Wahl durch die  Hauptversammlung aus acht von der
Hauptversammlung gewählten Mitgliedern (Kapitalvertretern*innen) und vier
vom Betriebsrat gemäß § 110 ArbVG entsandten Mitgliedern. Von den acht
Kapitalvertretern*innen sind vier Männer und vier Frauen. Von den vier
Arbeitnehmervertretern*innen sind drei Männer und eine Frau.

Mitgeteilt wird, dass von der Mehrheit der Kapitalvertreter*innen im
Aufsichtsrat mehr als sechs Wochen vor der Hauptversammlung ein
Widerspruch gemäß § 86 Abs 9 AktG erhoben wurde und es daher zur
Getrennterfüllung des Mindestanteilsgebot gemäß § 86 Abs 7 AktG kommt.

Gemäß § 9 Abs 1 der Satzung der Österreichische Post Aktiengesellschaft
besteht der Aufsichtsrat aus mindestens vier und höchstens zehn von der
Hauptversammlung gewählten Mitgliedern und den von der betrieblichen
Arbeitnehmervertretung gemäß § 110 Abs 1 ArbVG entsendeten Mitgliedern.

Sollte es zum Tagesordnungspunkt 8 \“Wahlen in den Aufsichtsrat\“ zur
Erstattung eines Wahlvorschlags durch Aktionär*innen kommen, haben diese
darauf Bedacht zu nehmen, dass nach Durchführung der Wahlen in den
Aufsichtsrat am 21. April 2022 mindestens zwei Frauen dem Aufsichtsrat auf
der Seite der Kapitalvertreter*innen angehören müssen.

4. Auskunftsrecht der Aktionär*innen nach § 118 AktG

Jedem*Jeder Aktionär*in ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft
über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen
Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die
Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der
Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des
Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger
unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem
verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre
Erteilung strafbar wäre.

Voraussetzung für die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionär*innen ist
der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme (Punkt IV. der Einberufung)
und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den*die besondere*n
Stimmrechtsvertreter*in (Punkt VI. der Einberufung).

Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht und das
Rederecht während dieser virtuellen Hauptversammlung von den
Aktionär*innen selbst im Wege der elektronischen Post ausschließlich durch
Übermittlung von Fragen bzw des Redebeitrags per E-Mail direkt an die
Gesellschaft ausschließlich an die E-Mail-Adresse
fragen.post@hauptversammlung.at ausgeübt werden kann.

Die Aktionär*innen werden gebeten, alle Fragen bereits im Vorfeld in
Textform per E-Mail an die Adresse fragen.post@hauptversammlung.at zu
übermitteln, und zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 3. Werktag
vor der Hauptversammlung, das ist der 15. April 2022, bei der Gesellschaft
einlangen.

Dies dient der Wahrung der Sitzungsökonomie im Interesse aller
Teilnehmer*innen an der Hauptversammlung, insbesondere für Fragen, die
einer längeren Vorbereitungszeit bedürfen.

Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und
rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen.

Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches spätestens am 31. März
2022 auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir abrufbar ist.
Wenn dieses Frageformular nicht verwendet wird, muss die Person
(Name/Firma, Geburtsdatum/Firmenbuchnummer des*der Aktionär*in) im
entsprechenden E-Mail genannt werden. Um die Gesellschaft in die Lage zu
versetzen, die Identität und Übereinstimmung mit der Depotbestätigung
festzustellen, bitten wir Sie, in diesem Fall auch Ihre Depotnummer in dem
E-Mail anzugeben.

Bitte beachten Sie, dass dafür während der Hauptversammlung von der
Vorsitzenden des Aufsichtsrats angemessene zeitliche Beschränkungen
festgelegt werden können.

Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts
der Aktionär*innen gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation
festgelegt.

5. Anträge von Aktionär*innen in der Hauptversammlung nach § 119 AktG

Jede*r Aktionär*in ist – unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz –
berechtigt, in der Hauptversammlung durch den*die jeweilige*n besondere*n
Stimmrechtsvertreter*in zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu
stellen.

Der Zeitpunkt, bis zu den Weisungen zur Antragsstellung an den*die
besondere*n Stimmrechtsvertreter*in möglich sind, wird im Laufe der
virtuellen Hauptversammlung von der Vorsitzenden festgelegt.

Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne
dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an
den*die besondere*n Stimmrechtsvertreter*in gemäß Punkt VI. dieser
Einberufung.

Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt jedoch
zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gem § 110
AktG voraus: Personen zu Wahlen in den Aufsichtsrat (Punkt 8 der
Tagesordnung) können nur von Aktionären*innen, deren Anteile zusammen 1 %
des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge
müssen spätestens am 11. April 2022 in der oben angeführten Weise (Punkt
VI. Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung
gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche
Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über
alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten,
anzuschließen.

Widrigenfalls darf der Aktionärsantrag auf Wahl eines
Aufsichtsratsmitglieds bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden.

Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der
Aktionär*innen gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation
festgelegt.

6. Information für Aktionär*innen zur Datenverarbeitung

Die Österreichische Post Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene
Daten der Aktionär*innen (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies
sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl
der Aktien des*der Aktionär*in, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der
Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des*der
Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen,
insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie
des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionär*innen die
Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionär*innen ist für
die Teilnahme von Aktionär*innen und deren Vertreter*innen an der
Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO.

Für die Verarbeitung ist die Österreichische Post Aktiengesellschaft die
verantwortliche Stelle. Die Österreichische Post Aktiengesellschaft
bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer
Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notar*innen, Rechtsanwält*innen,
Banken und IT-Dienstleister*innen. Diese erhalten von Österreichische Post
Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die
Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und
verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Österreichische Post
Aktiengesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Österreichische
Post Aktiengesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine
datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.

Nimmt ein*e Aktionär*in an der Hauptversammlung teil, können alle
anwesenden Aktionär*innen bzw. deren Vertreter*innen, die Vorstands- und
Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem
gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene
Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die
darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort,
Beteiligungsverhältnis) einsehen. Österreichische Post Aktiengesellschaft
ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionär*innendaten
(insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen
Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).

Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf
der Internetseite der Österreichische Post Aktiengesellschaft unter
post.at zu finden.

VIII. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung beträgt das
Grundkapital der Gesellschaft EUR 337.763.190,00 und ist zerlegt in
67.552.638 auf Inhaber*innen lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine
Stimme in der virtuellen Hauptversammlung.

Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der
Einberufung der virtuellen Hauptversammlung 67.552.638 Stimmrechte.

Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der virtuellen Einberufung der
Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien.

Es bestehen nicht mehrere Aktiengattungen.

Keine physische Anwesenheit

Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der kommenden
Hauptversammlung weder Aktionär*innen noch Gäste zum Veranstaltungsort der
Hauptversammlung kommen können.
 

Wien, im März 2022         Der Vorstand

Kontakt:

Österreichische Post AG
DI Harald Hagenauer
Leitung Investor Relations, Konzernrevision & Compliance
Tel.: +43 (0) 57767-30400
investor@post.at

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24.03.2022

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Sprache: Deutsch
Unternehmen: Österreichische Post AG
Rochusplatz 1
1030 Wien
Österreich
Telefon: +43 577 67 – 30400
E-Mail: investor@post.at
Internet: www.post.at
ISIN: AT0000APOST4
WKN: A0JML5
Börsen: Wiener Börse (Amtlicher Handel)

 
Ende der Mitteilung EQS News-Service

1311119  24.03.2022 

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